Краткое описание

Тема: Совершенствование системы управления государственным вузом с использованием электронного документооборота (на примере РГГУ)

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. СОВРЕМЕННЫЕ АРХИТЕКТУРЫ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
1.1.Понятие электронного документооборота
1.2.Специфика системы электронного документооборота и электронного делопроизводства
1.3.Классификация систем электронного управления документами
1.4.Универсальные системы управления документами (EDMS)
1.5 Методические подходы к анализу электронного документооборота.
Выводы по главе 1.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ БАЗОВЫХ ДОКУМЕНТОПОТОКОВ РГГУ
2.1.Структура и основные задачи факультета управления
2.2.Описание документопотоков на факультете управления
2.3 Анализ документооборота на факультете управления
Выводы по ГЛАВЕ 2.
ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ДЕКАНАТЕ ФАКУЛЬТЕТА УПРАВЛЕНИЯ.
3.1.Этапы внедрения системы электронного документооборота на базе АИС «Электронный деканат»
3.2.Анализ структуры документопотоков на факультете управления
3.3.Описание документопотоков деканата
3.4.Lotus Notes/Domino – программная платформа АИС «Электронный деканат»
3.5.Основные функции АИС «Электронный деканат»
3.6.Разработка информационно-справочных материалов для работы с АИС «Электронный деканат»
Выводы по ГЛАВЕ 3.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованных источников и литературы

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Документ является основным способом представления информации в любой организации. Неоспорима важность сохранности, умелого и рационального использования информационных ресурсов организации или предприятия для успешного ведения своей деятельности или бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от их умения пользоваться информацией. 

Эффективность управления организацией или предприятием зависит и от того, насколько разумно организован документооборот. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к большим потерям в деятельности предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянное время, деньги и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятия тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что руководители на работу с документами тратят до 45% рабочего времени, секретарь референт тратит до75% своего времени на работу с документами, а рядовые сотрудники предприятия – до 30% рабочего времени.

В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация) хранится как на бумажном носителе, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД, первые из которых появились еще в 1980-е гг.).

По оценкам аналитиков, совершенствование систем электронного документооборота для успешного функционирования предприятий или ведения бизнеса продолжается, и в обозримом будущем значимость СЭД будит только усиливаться.

На основе вышесказанного можно отметить, что системы электронного документооборота в деятельности предприятий любого профиля играют немаловажную роль, и поэтому для современных предприятий применение и усовершенствование данных систем документооборота является актуальной задачей.

Совершенствование системы документооборота на предприятии в быстро меняющихся условиях и существенного роста объема информации невозможно без использования современных информационных технологий. 

Современные системы документооборота строятся на базе корпоративных информационных систем, позволяющих создавать единое информационное пространство для всей организации. И это особенно важно, так как, только владея полной информацией обо всех процессах, происходящих во всех структурных подразделениях можно принимать оперативные и обоснованные руководящие решения.

Научная разработанность проблемы. Создание системы документооборота строится на основе официально принятых в государстве нормативно-правовых документов. Нормативную и правовую основу документооборота в России определяют: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и другие законы, постановления и нормативные акты, положения, документы, ГОСТы .

Федеральный закон «Об информации, информатизации защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информатизации и ее документирования .

В книге «Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления)» под редакцией Т.В. Кузнецовой рассмотрен полный цикл создания, оформления документов и работы с документами в процессе их движения и исполнения. Подробно освещены современные тенденции в области документооборота, рассмотрен состав основных документопотоков и различные системы регистрации документов.

Тема дипломной работы: совершенствование системы управления государственным вузом с использованием электронного документооборота (на примере РГГУ).

Целью дипломной работы является разработка технологии внедрения АИС «Электронный деканат» для совершенствования системы документооборота на факультете управления.

Объект исследования. Факультет управления Российского государственного гуманитарного университета.

Предмет исследования. Система делопроизводства и документооборота на факультете управления.

Цель и предмет исследования предполагают решение следующих задач:

1.Классификация систем электронного управления документами.

2.Анализ технологий, составляющих современный рынок средств электронного документооборота.

3.Выполнение классификации систем электронного документооборота.

4.Описание структуры и основных задач факультета управления.

5.Определение состава информационного обеспечения учебного процесса.

6.Описание документопотоков факультета управления.

7.Проведение анализа документооборота на факультете управления.

8.Выявление проблем разработки и применения информационных и коммуникационных технологий в администрирование учебного процесса в РГГУ и пути их решения.

9.Проведение анализа системы документооборота в деканате ФУ.

10. Разработка инструкции по работе с документами на базе АИС «Электронный деканат».

Методология и методы исследования. В данной дипломной работе были использованы следующие методы анализа: метод системного анализа, метод функционального анализа.

Методические аспекты при формировании системы документооборота базируются на следующих принципах: комплексность или системность, непрерывность, законность, плавность, экономичность, сочетание гласности и конфиденциальности.

Структура данной дипломной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников и литературы и приложений.

Для того чтобы наиболее полно раскрыть тему, вся работа разбита на три главы.

Подобные работы:

Разработка системы управления электронным документооборотом в организации

Документационное обеспечение управления персоналом федеральных казенных учреждений на примере ФКУ Дом отдыха «Одинцово»

Анализ и совершенствование информационного обеспечения управления на примере муниципалитета ВМО Тверское

Разработка системы управления электронным документооборотом в органах местного самоуправления (на примере МО "ЗАНЕВСКОЕ")

Разработка системы управления электронным документооборотом автономного муниципального учреждения «Всеволожские вести»

Анализ и совершенствование информационного обеспечения управления на примере муниципалитета ВМО Тверское (3 глава)