СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ...4
1.УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ УЧРЕЖДЕНИЯ...13
1.1.Система управления документооборотом автономного учреждения...13
1.2.Системный подход к исследованию системы управления документооборотом автономного учреждения...20
1.3.Технология применения электронного документооборота...25
Выводы по 1 главе...31
2.ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ АВТОНОМНОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ВСЕВОЛОЖСКИЕ ВЕСТИ»...33
2.1.Задачи автономного муниципального учреждения «Всеволожские вести»33
2.2.Структура управления автономного муниципального образования «Всеволожские вести»36
2.3.Анализ экономической деятельности АМУ «Всеволожские вести»42
2.4.Анализ документооборота в АМУ «Всеволожские вести»..44
2.4.1.Организация делопроизводственного обслуживания...44
2.4.2.Анализ численности состава службы делопроизводства...50
2.4.3.Организация работы с документами53
3.РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ...69
3.1.Проектирование системы управления электронным документооборотом...69
3.2.Предложения по совершенствованию управления документооборотом...75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ...81
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ...85
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Важнейшей задачей системы управления организации является рациональная организация работы сотрудников, деятельность которых протекает в офисе. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение ин-формации и ее обработка, анализ, подготовка и принятие решений, выполне-ние решений, учет и контроль принятых решений .
На любом предприятии, в любой отрасли существует множество способов организации своей деятельности. Практически ни один из них не обходится без оформления документов. Экономить время сотрудников при обработке документов и тонны бумаги поможет система управления электронным документооборотом.
Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. Применение ИКТ имеет решающее значение для повышения конкурентоспособности экономики, расширения возможностей ее интеграции в мировую систему хозяйства, повышения эффективности государственного управления и местного само-управления.
Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления организацией являются создание, хранение, накопление, обработка и передача необходимой информации.
При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность .
Анализ рынка систем документооборота показывает, что за последние три года никаких революционных событий в мире и, в частности, в России не было. Но в нашей стране произошел не очень заметный, но важный качественный перелом: наконец-то получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но является сильным экономическим фактором.
Реальных проектов (комплексное внедрение документооборота, документооборот в бухгалтерии, кадровый документооборот) стало существенно больше, они стали гораздо более масштабными. И, что особенно важно, - бо-лее комплексными. Сегодня руководители предприятий понимают, что внедрение документооборота или создание системы документооборота - это не просто выбор системы документооборота.
Разработка систем документооборота сегодня подразумевает более чет-кую сегментацию: по размеру компаний-заказчиков, по отраслевым направлениям. В обычную практику входит сравнение систем документооборота (анализ системы электронного документооборота или обзор систем документооборота) уже на стадии эскизного проекта.
Исторически сложилось так, что внедрение системы документооборота в первую очередь было задачей руководителей государственного сектора. Причем сегодня внедрение документооборота не равнозначно частным задачам (только документооборот в бухгалтерии или кадровый документооборот), проекты действительно стали более комплексными.
Главное событие в отрасли - принятие федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» , который вступил в силу с 1 января 2010 г.
Этот закон - мощный фактором ускорения перехода на электронные системы управления документооборотом в госсекторе, формирующий принципы организации документооборота.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности автономного муниципального учреждения – новой организационно-правовой формы учреждений. Введение на любой организации системы электронного документооборота экономически выгодно, так как стоимость разработки и согласования одного документа при использовании электронного документооборота гораздо меньше стоимости подготовки того же документа при использовании бумажного документооборота. Основное преимущество электронного документооборота – это оперативность работы с документами и принятия решений.
Цель исследования: разработать систему управления электронным документооборотом в организации.
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие за-дачи:
?рассмотреть управление документооборотом учреждения;
?провести исследование системы управления документооборотом в автономном муниципальном учреждении «Всеволожские вести»;
?разработать систему управления электронным документооборотом в автономном муниципальном учреждении «Всеволожские вести».
Предмет исследования – система управления документооборотом автономного муниципального учреждения «Всеволожские вести».
Объект исследования: автономное муниципальное учреждение «Всеволожские вести».
Практическая значимость дипломного проекта состоит в разработке теоретических и методических основ разработки систем управления электронным документооборотом (СУЭД).
Основные положения дипломного проекта могут представлять интерес для различных организаций и учреждений.
Разработка системы управления электронным документооборотом в организации
Не нашли готовую?