Проблемы теории и практики документационного обеспечения управлением предприятия

Краткое описание

Содержание

Введение..3

Сказка...5

1. Офис как информационная система...5

2. Офис как коммуникационная система...8

3. Офис как социально-техническая система...9

4. Документоориентированные информационные системы (DIS-системы) –
    основа документационного обеспечения управления...10

5. Экономическая эффективность внедрения система документационного
    обеспечения управления...19

Заключение...24

Список использованной литературы...26

Введение 

На сегодняшний день тема реферата: «Проблемы теории и практики документационного обеспечения управления» является актуальной.

Всякое крупное или динамично развивающееся предприятие рано или поздно сталкивается с тем, что эффективное управление собственными ресурсами невозможно без использования современных информационных технологий. 

В первую очередь это касается ведения делопроизводства. Огромные объемы различной входящей и исходящей документации, часто меняющиеся стандарты отчетности, наличие в рамках одной корпорации большого количества территориально удаленных друг от друга подразделений делает ведение делопроизводство на основании старых методов крайне неэффективным. Документы в их бумажном виде требуют значительных площадей для хранения. В огромном массиве документации не всегда можно быстро найти необходимый документ. Также документ может потеряться или повредиться, и его восстановление может занять много времени и сил. Ну а самое главное, ведение "бумажного" делопроизводства требует большого количества человеческих ресурсов, которые могли бы быть использованы более эффективно.

Здесь на помощь предприятия приходят комплексные информационные системы автоматизации документооборота. Их внедрение позволяет перевести все делопроизводство в электронную среду, что снимает все существующие проблемы документооборота. Вся текущая документация переводится в электронный архив, который помещается на одном или нескольких компьютерах. Система электронной регистрации исключает возможности утери какого-либо документа. Ее функциональные возможности позволяют в любой момент определить в какой стадии исполнения находится тот или иной документ. Эффективная система поиска по контексту и ключевым словам, реализованная с системах электронного документооборота позволяет мгновенно найти любой интересующий документ, распечатать его в требуемом виде или включить в отчет дополнительно к другим документам. 

Работа предприятия на основе традиционных методов ведения делопроизводства в современных условиях невозможна, поскольку сбор данных требует слишком много времени. К тому времени, когда необходимая информация будет собрана, она уже устареет, поскольку условия на рынке изменятся. 

Информационная же система автоматизации управления предприятием позволяет почти мгновенно осуществить подбор данных согласно заданным параметрам. Более того многоуровневая программа анализа, реализованная в системе, позволит осуществить автоматическую оценку полученной информации, составить отчет об эффективности того или иного бизнес-процесса, определить "слабые" места в общей структуре предприятия.

Помимо этого внедрение систем автоматизированного документооборота позволит разрешить много других насущных проблем управления предприятием, с которыми сталкивается каждый руководитель. 

Итак, целью работы является рассмотрение проблем теории и практики документационного обеспечения управления предприятия.

Для этого  мы поставим перед собой следующие задачи.

- изучить офис как информационную систему;

- изучить офис как коммуникационную и социально-техническую систему;

- рассмотреть документоориентированные информационные системы (DIS-системы) – основу документационного обеспечения управления.

- рассмотреть экономическую эффективность внедрения систем документационного обеспечения управления.